Arkusze kalkulacyjne MS Excel służą do analizy zawartych w nich danych. Informacje są analizowane w oryginalnej formie, ale częściej wymagają wcześniejszej edycji. W artykule zastanowimy się, jak pozbyć się niepotrzebnych, powtarzalnych danych, jeśli komplikują one przetwarzanie pliku.
Znajdowanie zduplikowanych wartości
Rozważmy przykład. Sklep z kosmetykami regularnie otrzymuje cenniki od dostawców w formacie Excel. Załóżmy dla wygody, że nazwy towarów we wszystkich firmach są takie same. Aby złożyć zamówienie, chcemy najpierw ustalić, która z firm, które produkty są bardziej opłacalne na zamówienie. Aby to zrobić, musisz znaleźć te same wpisy i porównać ceny z nimi. Dopóki nie usuniemy duplikatów w Excelu, znajdziemy tylko te same towary do analizy kosztów. W tym celu użyjemy formatowania komórek jako warunku. Przydziel kolumnę nazwami towarów i otwórz pasek narzędzi "Style" w zakładce "Strona główna". Przycisk "Formatowanie warunkowe" otwiera listę rozwijanych poleceń, z których jesteśmy zainteresowani "Regułami wyboru komórek".
Potrzebujemy zasady - "Powtarzalne wartości". W oknie określ kolor, który będzie oznaczony zduplikowanymi elementami zakresu. Po sparowaniu komórek za pomocą filtra możesz wybrać tylko te, posortować według nazwy produktów, przeprowadzić analizę ceny i usunąć duplikaty w Excelu.
Szukaj unikalnych wartości
Opisana powyżej metoda nadaje się również do wybierania elementów, które znajdują się w liczbie pojedynczej. Aby dokonać takiego wyboru, wykonaj to samo, co w poprzednim akapicie. Otwórz kartę Style karty Narzędzia główne i kliknij przycisk "Formatowanie warunkowe". Na liście operacji wybierz "Reguły wybierania komórek".
Ale teraz w oknie ustawień filtru należy wybrać z listy rozwijanej wartość "Nie powtarzaj" i "Unikat". Program zaznaczy wybrany kolor tylko tymi kolumnami, które występują w pojedynczej instancji.
Usuwanie duplikatów
Po scaleniu kilku cenników w jeden plik w tabeli, istnieje wiele powtarzających się wpisów, które należy usunąć. Ponieważ lista produktów jest bardzo długa, jej przetwarzanie ręczne zajmuje dużo czasu i wymaga dużego nakładu pracy. O wiele wygodniej jest skorzystać z opcji oferowanej przez program. Aby usunąć duplikaty w programie Excel, istnieje odpowiednie polecenie menu. Znajduje się on w zakładce "Dane" w bloku operacji "Praca z danymi". Po kliknięciu przycisku otworzy się okno dialogowe. Jeśli grupy komórek nie zostały przydzielone przed wywołaniem polecenia na arkuszu, program natychmiast proponuje podświetlenie kolumn, które należy znaleźć i usunięcie powtórzeń. Jeśli wstępnie wybierzesz pola w jednej kolumnie, Excel wyświetli komunikat zawężający, w którym będzie trzeba wybrać, czy użyć tylko wybranego zakresu, czy rozwinąć go w następnej operacji.
Następnie zaznacz kolumny, aby znaleźć duplikaty. Funkcja jest wygodna w tym pozwalaznajdź zarówno pełne dopasowania, jak i usuń zduplikowane ciągi Excela i dopasuj tylko do poszczególnych pól.
Na przykład w naszym przypadku możemy szukać powtórzeń tylko z nazwy, kodu, rodzaju i producenta towarów, wiedząc, że ceny i dostawcy będą się różnić. Przetwarzanie takie umożliwi dodanie listy unikalnych elementów produktu do własnego cennika lub katalogu.
Wybór unikatowych rekordów
Innym sposobem na usunięcie duplikatów w Excelu jest wybranie tylko unikalnych wartości z wybranego zakresu tabeli. Pokażmy to na przykładzie. Przydziel grupę komórek, które muszą usunąć zduplikowane wartości, i otwórz kartę danych w zakładce "Dane". Tutaj znajduje się blok poleceń "Sortowanie i filtrowanie" i wybierz jedno z nich - "Zaawansowane". W oknie wpisujemy parametry wyboru pola. Jeśli nie chcesz zapisywać oryginalnej tabeli, wybierz opcję "Filtruj listę na miejscu". Ale jeśli praca z nim nie jest zakończona, lepiej jest przenieść wyniki filtra do innego miejsca.
Wybieramy grupę pól do przetworzenia i zaznaczamy komórkę, w której zostaną umieszczone przefiltrowane dane. Aby uzyskać tylko unikalne wpisy, zaznacz pole "Tylko unikalne wpisy". Otrzymujemy wynik z oryginalnych 27 rekordów, tylko 19 bez powtórzeń. W ten sposób możesz usunąć duplikaty w programie Excel 2003, podczas gdy poprzednie pojawiły się tylko w wersji programu 2007.
Dodatkowe zalecenia
Zwróć uwagę na kilka wskazówek przed usunięciem informacji z tabel. Przede wszystkim, aby wykonać takie działaniaSporządź kopię tabeli i wykonaj z nią operacje. Lub pozostaw to jako kopię zapasową i wprowadź zmiany w oryginale. W przeciwnym razie możesz utracić dane pliku lub zmienić układ arkusza. Jeśli tabela wyjściowa zawiera grupy, sumy lub sumy pośrednie, musisz je usunąć przed usunięciem duplikatów w kolumnie Excel. Znalezienie tych samych elementów nie działa w raportach tabeli przestawnej. Oprócz powyższego możliwe jest usunięcie zduplikowanych elementów kolumn za pomocą formuł, ale ta metoda jest dość pracochłonna i nie ma sensu używać jej we współczesnych wersjach programu.
