MS Access to system zarządzania bazami danych dostarczany w pakiecie z rozproszonym pakietem Microsoft Office. I choć jego funkcjonalność jest nieco niższa niż w wyspecjalizowanych programach, wielu korzysta z aplikacji ze względu na łatwość użytkowania. Twórz raporty w programie Access i proces wymagany do ukończenia pracy. Raporty umożliwiają próbkowanie danych z gotową bazą danych za pomocą jednego lub więcej określonych parametrów.

Pojęcie i tworzenie raportów w programie Access

Raport jest sformatowaną reprezentacją informacji zawartych w gotowej bazie danych. To raporty, które trafiają do druku, zbierając zestaw danych. Dzięki funkcji Microsoft Office Access można uzyskać praktycznie dowolną próbkę danych. Możesz zebrać niezbędne informacje, prezentując je w czytelnej formie. Ponadto można analizować dane, a także generalizować różne wskaźniki.


Jeśli drukujesz dane bezpośrednio, tzn. W postaci nieustrukturyzowanej (tabele, zapytania), wówczas okazuje się, że dane są drukowane w formie, w jakiej są obecne w programie. Tworzenie raportów w programie Access pozwala ominąć ten proces i uzyskać informacje w bardziej znany sposób. Ponadto za pomocą raportów można uprościć pracę i przeczytać informacje. Szczegółowy raport zawiera wymagane wskaźniki z bazy danych. Jednak jego charakterystycznymi cechami są podział na akapity z obecnością nagłówków i stopek.

Struktura dostępu MS i generowanie raportów

Aby uprościć zrozumienie informacji w MS Access poniżejPodczas tworzenia raportu możesz dodawać różne elementy tekstowe. Ponadto możesz strukturować informacje z tabel.


Do takich składników należą:

Tytuł.

Nagłówki i stopki.

Obszar roboczy.

Uwaga.

Tytuł

Wymagany dla tytułu raportu, a po wydrukowaniu jest wyświetlany u góry pierwszej strony raportu. Może być używany do zapisywania danych, szczególnie często używanych do wyprowadzania informacji, które zawierają część bazy danych, którą chcesz wydrukować i raz w początkowej sekcji raportu. Aby dodać tytuł do struktury raportu, musisz użyć sekcji "Widok", "Nagłówek" lub "Notatka raportowa".

Nagłówek

Jest mniej więcej tak samo jak w MS Word. Jednak w programie Access jest używane do tworzenia różnych nazw kolumn danych. Ponadto do dodawania numerów stron można używać nagłówków górnego i dolnego. Domyślnie w programie Microsoft Access dwa nagłówki, zarówno górny, jak i dolny, są tworzone jednocześnie. Aby utworzyć tylko jedną, musisz przejść do sekcji "Widok", a następnie kliknąć nagłówki przycisków. Aby usunąć jeden z nich z obszaru roboczego, musisz użyć właściwości. W parametrze Wysokość hedera należy wprowadzić wartość "zero".

Obszar roboczy

Umieszczony między nagłówkiem i stopką. Zawiera podstawowe dane raportu. Tworzenie formularzy i raportów w programie Access rozpoczyna się od tej części. Formularz tabelaryczny dostarcza informacji, którepotrzebne do drukowania. Drukowanie opiera się na kwerendzie lub określonej tabeli bazy danych. Możesz użyć listy pól i panelu niestandardowego, aby dodać lub usunąć informacje. Ukrywa ten panel za pomocą opcji. Aby nie było wyświetlane na ekranie, musisz określić właściwość wysokości równą zero.

Stopka

Po wydrukowaniu u dołu strony. Może być używany do wyświetlania wyników, daty pracy lub numerowania stron. Drukuje na każdej stronie. Możesz wydrukować wiele typów danych naraz.

Uwaga

Jest pojedynczym blokiem tekstowym. Znajduje się na ostatniej stronie raportu, w obszarze roboczym bezpośrednio nad stopką. Służy do drukowania danych, które należy wydrukować jeden raz. Należą do nich raporty, dane podsumowania lub pola podpisu. Aby dodać notatkę do MS Access, musisz przejść do sekcji "Widok", aby wybrać funkcję "Nagłówek /Notatka". W takim przypadku program natychmiast tworzy tytuł i notatkę.

Jak tworzyć raporty

Podczas opracowywania wszystkich produktów firmy Microsoft planowano dać kilka możliwości pracy nad raportami i zapytaniami. W programie Microsoft Access możesz tworzyć raporty na wiele sposobów. Należą do nich:

Wbudowany projektant.

Autorespondery.

Automatyczne śledzenie w kolumnie lub wstążce.

Schematy.

Jak utworzyć raport

Najprostszym sposobem jest posiadanie kreatora raportów automatycznych. Jego funkcja obejmuje możliwość umieszczaniaWybrane wiersze i kolumny z różnymi bazami danych w przestrzeni roboczej, a tym samym ma kilka stylów. Po zakończeniu operacji automatycznej możesz dodawać lub modyfikować dane za pomocą konstruktora.
Ponadto można skorzystać z funkcji tworzenia raportów automatycznych, aby szybko uzyskać raport. Następnie po wykonaniu możliwe jest dokonanie korekty w trybie projektanta. Tworzenie prostego raportu w MS Access jest wykonany w ten sposób:

Pierwszą rzeczą do gotowej bazy danych. Przejdź do sekcji "Raporty", a następnie kliknij wyskakujące okno "Utwórz". Otworzy się okno z wyborem rodzaju raportu.

, aby szybko utworzyć raport, aby wybrać Auto odpowiedź „w kolumnie lub taśmy.

Następnie trzeba wybrać źródło. Można użyć żądania bazy danych lub informacji gotowe.

potwierdzają opcja.

Wtedy pan automatyczne raporty tworzyć contango według wyboru. otwiera się w trybie podglądu. można zobaczyć wygląd raportu końcowego.

Następnie po korekty trzeba iść do " Plik "i kliknij przycisk" Odznacz " rehty. „Okno wpisać pełną nazwę raportu, a następnie wybierz folder lub dysk wymienny.

Drukowanie

Tworzenie zapytań i raportów uszczelka Dostęp końcach. Po wykonaniu wszystkich czynności, aby utworzyć raport i trzeba go wydrukować, należy użyć następujących poleceń:

na „Plik” i nacisnąć przycisk odpowiadającydrukuj

W oknie, które się pojawi, należy kliknąć przycisk strony.

Następnie wybierz strony do wydrukowania i potwierdź wybór.

​​Przed rozpoczęciem drukowania należy upewnić się, że raport jest poprawny. Aby upewnić się, że dane nie zostały przeniesione i wprowadzone poprawnie, należy przejść do sekcji podglądu na karcie Widok. Jeśli istnieje przedostatnia pusta strona, problemy są najczęściej związane z nieprawidłowym umieszczeniem notatek. Należy sprawdzić wysokość i, jeśli to konieczne, ustawić parametr wysokości na poziom 0. Jeśli istnieją puste strony, szerokość pól raportu prawdopodobnie przekroczy szerokość papieru. Spróbuj drukować w trybie poziomym lub zmień szerokość w polach. Podczas pracy nie należy pozwolić, aby szerokość pól przekraczała całkowity rozmiar obszaru roboczego + lewe i prawe puste pola.