Filtrowanie danych: operacje, miejsce docelowe, przykłady

Zawarte w arkuszach kalkulacyjnych informacje z bazy danych nie zawsze są niezbędne dla użytkownika w każdym momencie jego pracy w całości. W związku z tym aplikacje MS Office udostępniają narzędzia, które umożliwiają przesyłanie informacji w łatwej w obsłudze formie. W artykule przyjrzyjmy się niektórym z nich.

Co to jest i dlaczego

Jednym z tych narzędzi jest filtracja danych. Służy do wybierania z całej tablicy tylko tych rekordów, które spełniają niezbędne warunki. W tym samym czasie wszystkie informacje obiektu są przechowywane, ale osoba widzi tylko niezbędne wiersze, a inne, które nie spełniają określonych warunków, są ukryte.
Wybór dokonywany jest w jednym lub kilku warunkach przy ustalaniu limitów na kilku polach. Każde następne ograniczenie jest dodawane do istniejących, a ilość wyświetlanych informacji zmniejsza się, dzięki czemu praca z tablicą jest jeszcze łatwiejsza.


Wszystkie nowoczesne arkusze kalkulacyjne i bazy danych dają możliwość wyszukiwania zapisów. Ponieważ programy pakietu MS Office są najczęściej używaną pracą biurową, musimy uzyskać lepszy obraz działania filtrów w tych aplikacjach.

Excel

Filtrowanie danych Excela jest dostępne na kilka sposobów. Przeprowadzana jest zgodnie z zawartością kolumn tabel w zależności od typu. W tym przypadku wybrane są określone wartości komórek lub warunków. Warunki wyboru rzędu zależą również od rodzaju informacji zawartych w kolumnie. Najprostszym sposobem wyboru jest narzędzie panelu Edycja.Zakładki HOME. Wybierz kolumnę komórki, z rozwijanej listy przycisku "Sortowanie i filtr" wybierz pozycję "Filtr". W tym samym czasie w pierwszej komórce kolumny pojawi się przycisk strzałki, po kliknięciu otwiera się menu rozwijane do sortowania i filtrowania danych w Excelu.


Tutaj określa się parametry wyboru linii do wyświetlenia.

Wybór według wartości

Na przykład użyjemy arkusza kalkulacyjnego Excel w sklepach z kosmetykami. Najprostszy rodzaj selekcji - według wartości. W cenniku znajduje się pole "Rodzaj kosmetyków". Chcemy przejrzeć wszystkie dostępne produkty do pielęgnacji paznokci. W polu listy rozwijanej znajduje się lista możliwych opcji, w tym element "Nail". Jeśli lista elementów kolumn jest zbyt długa, użyj pola wyszukiwania. Usuń zaznaczenie wszystkich innych elementów oprócz tego, który chcesz i kliknij OK. Widoczny w lewo tylko kosmetyk do paznokci. Możesz dodatkowo zmniejszyć listę produktów, wybierając na przykład tylko produkty MAX FACTOR i otrzymując list pieniędzy na paznokcie tego producenta.

Wybór pod warunkiem

Jak wyświetlić wszystkie produkty do pielęgnacji włosów teraz, jeśli jest wśród nich kilka rodzajów produktów: balsamy, maski, żele itd.? Możesz wybrać wiele elementów z flagami, ale możesz określić filtrowanie danych według typu pola. W naszym przypadku kolumna zawiera tekst, a parametry tekstu są do niej stosowane. Użytkownik określa ciąg do wyszukiwania tytułów. W tym przypadku zawartość komórkiutożsamiane z ciągiem wyszukiwania lub wykluczone z niego. Możliwe jest znalezienie rekordów, które zawierają lub nie zawierają tekstu, który zaczyna się lub kończy podanymi znakami. Aby skonfigurować trudniejsze warunki, zaleca się skonfigurowanie reguł.
Oto kilka warunków. Wszystkie z nich mogą być obowiązkowe lub tylko satysfakcjonujące tylko niektóre z nich (parametry "I" i "LUB"). Konstruktor zapewnia możliwość ustawienia warunków dla różnych typów: tekst, numeryczne, data i godzina, logiczne itp.
Wygodnym sposobem jest filtrowanie danych w MS Excel dla pól numerycznych. Załóżmy, że w naszym cenniku chcemy znaleźć pieniądze na usta kosztem nawet 300 rubli. W kolumnie "Rodzaj kosmetyków" wybieramy dwie pozycje w kolumnie "PUMAD" i "BLISK FOR GUB". W kolumnie "Cena" wybierz pozycję "Filtry numeryczne", a nie kolumnę tekstową z rodzajem kosmetyków. Wybierz jedną z opcji, która jest "mniejsza lub równa", aw oknie opcji wystawiamy 300 rubli. Po kliknięciu przycisku "OK" otrzymujemy listę czterech rodzajów "Pomadki" i "Błyszczyk" o cenie poniżej 300 rubli.
Na koniec dodajemy kolejny warunek filtrowania danych - według koloru. Nasz cennik pokazuje przykłady schematów kolorystycznych kosmetyków dekoracyjnych. Użyjemy tego i wybieramy środki dla warg jasnoróżowego odcienia. W menu Kolumna gamma kolorów wybierz opcję Filtruj według koloru, kliknij przycisk "Inne kolory komórek", jeśli proponowany wybór jest niewystarczający i wybierz żądany odcień. Za pomocą przycisku "Ok"tylko fundusze pozostają w odpowiedniej cenie i zakresie kolorów.

Sortowanie i wyszukiwanie informacji

Nawet po ukryciu nadmiernych wpisów mogą one być liczne w celu selekcji lub analizy. W takim przypadku inną wygodną funkcją jest sortowanie MS Excel. W menu, które już studiowaliśmy, są pozycje, które pomogą Ci zbudować elementy stołu w wymaganej kolejności, co ułatwi wyszukiwanie. Sortowanie elementów w kolumnie jest możliwe, w zależności od rodzaju informacji w nim zawartych. W przypadku pól tekstowych proponuje się podział od "A" do "I" i odwrotnie. Wygodnie jest na przykład użyć do wygodniejszego wyszukiwania według nazwiska klienta, nazwy partnera itp. Pola numeryczne są sortowane rosnąco i malejąco. Należy zachować ostrożność, jeśli liczby są wpisane w kolumnie jako tekst. W tym przypadku będą one klasyfikowane jako tekst, czyli numer 1011100 12110 pójdzie w takiej kolejności, w zależności od wielkości pola:

Sortuj według formacie numerycznym



Sortowanie w formacie tekstowym


10



11


(46 ) 100



12



11



100



110



, 110



12

rejestry są klasyfikowane w kilku parametrów. Aby to zrobić, istnieje możliwość dostosowania sortowania za pomocą przycisku menu "Sortowanie i filtrowanie". Ty wybierasz, które pola sortować, jaki typ i w jakiej kolejności zastosować:
W listach są konfigurowalne dzień tygodnia i miesiąca, a użytkownicy mogą wprowadzić własną rękę z ich elementów.

Dostęp do bazy danych

Nie mniej przydatne filtrowanie w bazach danych. W programie Access dostępnych jest kilka opcji uzyskiwania niezbędnych informacji: za pomocą parametrów ogólnych, dla określonej wartości, w formie i za pomocą zapytań.

W głównej zakładce programu znajduje się pasek narzędzi Sortuj i Filtruj. Przyciski na nim służą do wykonywania określonych operacji. Access korzysta z tego samego mechanizmu co Excel. Przyjrzyjmy się bliżej tym metodom, z którymi jeszcze nie jesteśmy zaznajomieni.

Sposoby

Ogólne filtrowanie danych w programie Access odbywa się w taki sam sposób, jak w MS Excel, przy użyciu menu rozwijanego w nagłówku kolumny. Analogicznie, jedna lub więcej pozycji jest wybieranych z listy lub wybory są stosowane według rodzaju informacji w kolumnie. Aby użyć jako parametru określonej wartości w komórce, wybierz tę komórkę i wybierz menu Wybór w panelu Sortowanie i filtrowanie lub utwórz listę dostępnych działań, klikając prawym przyciskiem myszy. Opcje wyboru zależą od rodzaju zawartości komórki.
Filtr to łatwy sposób na znalezienie rekordów z możliwością używania wielu parametrów. Nazywa się to operacją "Zaawansowane" - "Filtr". Spowoduje to utworzenie pustego formularza, w którym ustawisz parametry, a następnie kliknij "Zaawansowane" - "Zastosuj". Teraz formularz zawiera tylko wymagane wpisy.

Wnioski o gromadzenie danych

Dodatkowym wygodnym sposobem filtrowania danych w bazie danych są zapytania. Ich tworzenie wymaga czasu i niezbędnych umiejętności, ale mają też pytaniakorzyści. Przede wszystkim, po pisemnym wniosku o próbki i zapisywania go, pojawi się mechanizm, który zawsze może być używany do tworzenia raportów, linie wyjściowe formy, tworząc złożone krzyżowych pytań, i tak dalej. D. W zapytaniach, można użyć pola z wielu tabel, dodając warunki aby uzyskać dane dla każdego z nich. Te obiekty DB są tworzone przy użyciu Kreatora projektów, Kreatora kwerend lub edytora SQL. Przykładowe zapytania SQL mają strukturę typówWybierz [lista pól]

Od [tabela]

Gdzie [warunki][86 ]

Tutaj w bloku warunkowym określone są parametry, dla których wybrane są wpisy. Na przykład, złożymy wniosek o wybór wpisów z tabeli "Towary w magazynach". Musimy wybrać linie z wazami pod tytułem "Hobby" i sprawdzić, ile towarów o tej nazwie znajduje się w każdej z sylab.

SELECT [Tovarы personelu]. [Typ produktu] Vazy.Vaza [Tovarы personelu] .Sklad [Tovarы personelu] .Kilkist ,

Z Vase INNER kwadratu [Tovarы na personel] Z = Vazy.Kod [Tovarы personelu] .Naymenuvannya ,

Jeżeli (([Tovarы personelu]. [Typ produktu] = "waz") AND ([Vases]. [Vase] = "Capture")));Wynik będzie wyglądał następująco:
W trybie konstruktora zapytanie ma postać:

Kontynuacja i dalsze stosowanie

Czasami trzeba wielokrotnego użytku raz ustalony wybór lub automatyczne uruchamianie aplikacji w tabeli lub formularza. Warunki zapisywania pojawiają się automatycznie podczas zamykania obiektu. Przy dalszym otwieraniuwyświetla wszystkie rekordy, a ponowne zastosowanie ograniczenia zapisane, należy kliknąć przycisk „Filter” panel „sortowanie i filtrowanie”.
W przypadku automatycznego stosowania prawa wyboru skorzystać z właściwości obiektu filtru „na starcie” ustawienie go na wartość „Tak” Innym sposobem, aby zapisać i późniejszego wykorzystania - jako zapytanie. Aby to zrobić, ustaw parametry. Reguluje wymagane pola do wyszukiwania, sortowania i filtrowania danych przechowywanych w menu kontekstowym. Później pobranych z tego samego polecenia menu „download żądanie”

Wyszukiwanie i dostępu do utworzenia listy

Podobne do MS Excel, Access umożliwia użytkownikom sortować według kolumny, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie informacje. Przygotowanie wartości występuje alfabetycznie tekst (w przód i tył), rosnąco i malejąco do informacji liczbowej i terminach. Można go używać w wielu dziedzinach jednocześnie, co dodatkowo pomaga problem ze znalezieniem odpowiednich zapisów. W polach tekstowych rozróżniana jest wielkość liter. Aby znaleźć wpis z linii wprowadzania wykorzystywane wyszukiwarki - przycisk „Znajdź” pasek narzędzi o tej samej nazwie. W wpisano Szukaj - łańcuch, to kierunek przypadku pola.
Mechanizmy sortowanie, wyszukiwanie i filtrowanie danych w bazie danych w arkuszu kalkulacyjnym jest znacznie łatwiej pracować z dużą ilością informacji. Jeśli nauczysz się z nich korzystać w łatwy sposób, te narzędzia staną się dostępnenawykowe, przyspieszy i ułatwi codzienną pracę.

Powiązane publikacje