Zasady korespondencji biznesowej przez e-mail. Business Letter: Sample. Jak wysłać wiadomość e-mail przez e-mail

Przez ostatnie dziesięciolecia korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała ogromną popularność i stała się jednym z głównych sposobów komunikacji biznesowej. Dzisiaj trudno jest znaleźć osobę, która nie użyłaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji interpersonalnej. Mimo to wiele osób zadaje pytania: jak wysłać wiadomość e-mail przez e-mail, aby wszystkie zasady były przestrzegane? Jak stworzyć dobre wrażenie na nadawcy za pomocą właściwego listu?


W tym artykule opisano zasady korespondencji biznesowej przez e-mail, a praktyczne porady podane w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowej komunikacji biznesowej podczas pisania e-maili. Wiele osób rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki pocztowej w poszukiwaniu nowych wiadomości. Niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie używać języka korespondencji biznesowej, przyjmując e-maile do nieformalnej komunikacji. Dzięki szybkości dostarczania e-maili e-mail ułatwia wymianę ważnych oficjalnych dokumentów, formularzy, oświadczeń, ale tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Bardzo często zdarza się, że podczas kompilowania wiadomości e-mail przy wymianie plików, adresaci z jakiegoś powodu nie stanowią towarzyszących esejów i nie pasują do tematów, które mogą komplikowaćpraca odbiorców. Celem tego artykułu, aby odpowiedzieć na pytanie: Jak wysłać wiadomość e-mail i przestrzegania wszystkich zasad komunikacji biznesowej w formie pisemnej na adres e-mail?


W zestawianiu maile powinny być wypełnione wszystkie pola są

Zasady korespondencji biznesowej przez e-mail wymagają nadawców o wypełnienie wszystkich pól znajdujących się w wiadomości e-mail, takich jak nazwa i adres odbiorcy i nadawcy listu. Konieczne jest opisanie tematu, który pokrótce opisuje istotę wysłanej litery. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania problemu w nim zawartego zależą od poprawnie opisanego tematu. Biznesowy e-mail powinien zaczynać się od powitania - jest to prosta manifestacja szacunku dla odbiorcy bardzo ważna dla korespondencji. Po przywitaniu powinny być zgodne z tekstem zwanym „arkusze” ciała, a na końcu podpisu jest, na przykład, „Z poważaniem, Brysov Petro”.

Witamy w korespondencji biznesowej

W tym momencie konieczne jest dalsze wyostrzyć swoją ostrość, jako gest szacunku jest bardzo ważne w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Optymalną frazą powitalną jest "Dzień dobry" lub "Dzień dobry". korespondencja e-mail nadawcy ogranicza stosowanie zwrotów „dobry wieczór” lub „Dzień dobry”, jak odbiorca może odczytać list długo po jej otrzymaniu. Niedopuszczalne jest również stosowanie wyrażeń zwężonych używanych w powitaniachnieformalna komunikacja. Po przywitaniu słów lub fraz powinien skontaktować odbiorcę z imienia i nazwiska, a jeśli nazwa jest nieznany nadawca może pominąć ten punkt. Po słowie powitania możesz przejść do arkusza celu listu.

Załączniki do korespondencji e-biznes

, jeżeli głównym celem listu jest napisane nie tylko historię i istotę problemu, ale wysyłanie plików, to najlepiej, aby dołączyć peresыlaemыy obiekt jako pierwszy. Często zdarza się, że wielu spedytorów, nieumyślnie, wskazując przedmiot w liście, zapomnij dołączyć niezbędne inwestycje. Takie zaniedbanie może mieć negatywny wpływ na reputację biznesową nadawcy listu biznesowego.

E-mail powinien być rozpoznawalny i zwięzły

Kodeks korespondencji przez e-mail nadawcy mają wiążącej elektroniczny rozpoznawalne nazwisko, które muszą posiadać prawdziwe informacje o nadawcy. Bardzo zwięzły i absurdalne oficjalnych listów i apeli, gdy adres e-mail nieformalnych wyrażeń lub słów, takich jak e-mail «limon_petya». Wygląda bardzo nierozpuszczalnie dla osoby dorosłej. W przypadku korespondencji biznesowej lepiej jest utworzyć oddzielną wiadomość e-mail i zachować korespondencję biznesową e-mailem za pośrednictwem poczty e-mail.

Za pomocą funkcji Szybka odpowiedź (odpowiedź) w odpowiedzi na wcześniej otrzymanych e-maili

automatycznej odpowiedzi lub odpowiedzi (w skróconej wersji, to wygląda :) Re pomaga użytkownikom szybki sposóbodpowiadać na wcześniej wysłane wiadomości nadawcy. Funkcja ta ma także uniwersalną możliwość zapoznania się z poprzednią korespondencją z rozmówcą na zadany temat. Ale reguły biznesowej poczty elektronicznej korespondencji wymagające nadawcę, aby zmienić nazwę pisania biznes tematu, jeśli podczas dyskusji pocztowy esencja zmieniło.

Przed wysłaniem oficjalne pismo powinno podlegać korekta pisowni i interpunkcji

E-mail ułatwia wymianę informacji, korespondencji biznesowej, ale nie zaniedbywać zasad języka rosyjskiego, jak nieostrożny błąd może mieć wpływ na wiarygodność nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkakrotnie zapoznać się z nim i uważnie sprawdzić obecność błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Wielu klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, więc powinieneś zwrócić uwagę na słowa wyróżnione czerwoną linią. Jeśli masz wątpliwości co do poprawnej pisowni, należy szukać pomocy w Internecie lub sprawdzania pisowni za pomocą słownika pisowni.

Pole przeznaczenia należy wypełnić przynajmniej

Aby uniknąć wysyłania niedokończone lub unedited litery odbiorcy biznesowego nas powinien wpisać w ostatniej chwili przed wysłaniem. Zasada ta jest również zawarta w korespondencji handlowej przez e-mail. Zdarza się, że przy wypełnianiu pola docelowego e-mail może również zawierać listę wcześniej używanych odbiorcówpowinieneś zaostrzyć swoją uwagę, aby błędnie nie wysłać wypełnionego listu firmowego do strony trzeciej.

Strukturyzowanie listu firmowego

Zasady dotyczące struktury tekstu dotyczą nie tylko przewoźników papierowych, ale również zasad dotyczących korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Odbiorca nie zawsze jest łatwy do odczytania dużych objętości tekstu na ekranie. Aby uprościć ten punkt, należy podzielić tekst na logicznie utworzone małe akapity i uniemożliwić pisanie listów zawierających skomplikowane zdania. Optymalna długość jednego zdania w liście firmowym powinna wynosić nie więcej niż piętnaście słów.

Istota pisma biznesowego powinna być uzasadniona

Oprócz tematu pisma biznesowego odbiorca powinien być zainteresowany i jasno sformułować pierwsze i drugie zdanie głównego tekstu. Zadaniem nadawcy jest określenie na początku litery istoty problemu lub kwestii, z którą zwraca się on do odbiorcy. Pierwsze zdanie powinno określać cel, w jakim przesyłane jest pismo firmowe. Przykład: "Informujemy, że warunki zobowiązania w ramach umowy nr 45 z 02012017" O dostawach materiałów sypkich "dobiegają końca. Aby odnowić umowę, musisz przesłać cykliczną paczkę dokumentów. " Ze względu na określony cel odbiorca ma możliwość zapoznania się z głównym punktem listu biznesowego. Jeśli tekst listu jest zbyt duży, lepiej jest skorzystać z funkcji dołączania obiektu z załącznikiem w postaci dokumentu tekstowego, ale z pola tekstowego należy pozostawić dołączony esej obejmujący list firmowy.Przykład: "Wysyłamy Ci kopię elektroniczną listu od firmy" Mak-bud ". Uprzejmie prosimy o poinformowanie nas o swojej decyzji w sprawie kontynuacji umowy nr 45 z dnia 02012017 "O dostawie materiałów sypkich" do terminu określonego w piśmie. "

Należy odpowiedzieć na każdy biznesowy adres e-mail.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy odbiorca z jakiegoś powodu zignoruje list firmowy. Czasami zdarza się, że w niektórych sytuacjach odpowiedź nie może być udzielona w pewnych sytuacjach, na przykład, czas rozwiązania problemu może zająć kilka dni lub odbiorca myśli i nie może natychmiast odpowiedzieć na pytanie. W tym przypadku należy podać krótki komentarz na ten temat, na przykład: "Witaj, Piotr Iwanowicz. Otrzymałem twój list, ale dzisiaj trudno jest odpowiedzieć, ponieważ powinien skonsultować się z kierownictwem wyższego szczebla. Zgłoszę twój problem do dyrektora generalnego naszej firmy i udzielę oficjalnej odpowiedzi do końca tygodnia. Z poważaniem, Kierownik działu sprzedaży Belov Ivan Gennadievich ».
Warto pamiętać, że jeśli odpowiedź nie została udzielona w ciągu trzech dni roboczych, fakt milczenia odbiorcy listu biznesowego można ocenić jako ignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Przy opracowywaniu odpowiednich listów należy odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania

. Jeżeli pismo skierowane do odbiorcy jest wątpliwe, to przy pisaniu listu należy odpowiedzieć na pytania w kolejności obecnej w otrzymanym tekście działalności.list W przypadku pytań, nadawca ma nadzieję uzyskać konkretne odpowiedzi. Pisząc odpowiedź, nie trzeba numerować, wystarczy, że wyrazisz swoją opinię w odpowiedniej kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie pytania, najpierw musisz ponownie przeczytać otrzymany list firmowy kilka razy, a jeśli jest zbyt wiele pytań, lepiej je zapisać osobno, aby uniknąć przyznania się. Jeśli nie można odpowiedzieć na niektóre z postawionych pytań, warto zauważyć, że w tej chwili, z jakiegokolwiek powodu, odpowiedź nie może być udzielona.

Nie nadużywaj skrótów, naklejek emocjonalnych i wielkich liter.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy rozcieńczają ją za pomocą nieformalnych symboli w formie emotikonów. Ich zastosowanie jest popularne podczas komunikowania się w sieciach społecznościowych, ale zasady korespondencji biznesowej nie przekazują takich wyrażeń emocjonalnych, ponieważ odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i brać je za dziwny zestaw błędów interpunkcyjnych.
Warto również odmówić napisania dużej litery. W Internecie zestaw słów pisanych dużymi literami nazywa się "zwrotami", a częściej takie frazy mają kolor negatywny. Po otrzymaniu elektronicznego listu biznesowego odbiorca może uznać taką czcionkę za negatywną, co negatywnie wpłynęłoby na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście firmowym musisz podkreślić wagę jakiejś chwili, lepiej użyć zwrotów wprowadzających, na przykład"Zwracamy uwagę na fakt, że należy dostarczyć pakiet dokumentów do kontynuacji umowy nie później niż 10022017 rok" lub "Proszę zauważyć, że dokumenty przedłużające umowę powinny zostać przekazane na 10022017 rok."

Nie ma potrzeby przekazywania poufnych informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W przypadku przekazywania informacji osobistych lub poufnych lepiej jest porzucić elektroniczne skrzynki pocztowe, ponieważ istnieje ryzyko przechwycenia informacji przez złośliwe osoby w celu wykorzystania ich do własnych celów zarobkowych. Informacje takie mogą obejmować: numery telefonów, hasła do kart bankowych, osobiste konta bankowe itp. Ważne jest, aby pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta poczty iw przypadku kradzieży włamania.

Pod koniec listu koniecznie musi być podpis nadawcy

Jak już wspomniano wcześniej, każdy wysłany list musi zawierać zwięzły podpis. Często programiści skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję podpisu, która może wprowadzić swoje informacje o pozycji, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie ten blok zostanie automatycznie wyświetlony na końcu każdego arkusza, co uprości pisanie. Ważne jest, aby prawidłowo podpisać, aby odbiorca miał możliwość prawidłowego skontaktowania się z nadawcą podczas odpowiadania na list. Przykład podpisu może wyglądać tak: "Pozdrawiam, szef działu sprzedaży Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000."
Podsumowując, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową drogą elektroniczną, nie ma potrzeby opracowywania dodatkowych izłożone podstawy. Konieczne jest jedynie przestrzeganie elementarnych zasad etykiety i przestrzeganie norm języka rosyjskiego.

Powiązane publikacje