E-mail, ze względu na dużą przewagę nad arkuszami papieru, od dawna był jednym z głównych rodzajów komunikacji. Jednak, podobnie jak wiele innych innowacji technologicznych, ten rodzaj komunikacji ma swoje własne zasady. Pomimo tego, że komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej stała się integralną częścią wielu sfer życia, większość użytkowników nie będzie w stanie odpowiedzieć na pytanie, co składa się na elementy wiadomości e-mail.
Struktura wiadomości e-mail z punktu widzenia użytkownika
Wiadomości elektroniczne są zarówno podobne, jak i bardzo różne od zwykłej starszej generacji arkuszy papieru. Ale niezależnie od usługi pocztowej, struktura wiadomości e-mail jest zawsze tego samego typu. Podajemy składniki wiadomości e-mail, krótko opisując każdą z nich:
Pole "Do". To pole określa adres odbiorcy. W przypadku wielu miejsc docelowych rozdziel je średnikiem.
Pola "Przedmiot pisma". W wielu usługach pocztowych jest to uważane za obowiązkowe do wypełnienia. Łatwiej będzie też znaleźć literę, jeśli temat jest w niej poprawnie określony.
Treść listu. Treść listu jest głównym tekstem.
Ukryte elementy wiadomości e-mail
Uwzględniliśmy widoczną strukturę arkusza. Ale oprócz widocznego gołym okiem elementów, elementy e-maila zawierają również następujące pola:
od kogo (to pole jest wypełnioneautomatycznie);
kopia (inna niż główny adresat, kopia listu jest wysyłana do kogoś innego);
Bcc (stosowane, jeżeli kopię listu należy wysłać bez wskazania głównego adresata);
załącznik.
Składniki z e-mail z technicznego punktu widzenia,
Z technicznego punktu widzenia, każdy e zawiera następujące składniki:
lub co tytuły są również nazywane kopertami protokołu SMTP. Nagłówki te mogą być częścią treści listu i nie mogą być w nim zawarte. To jest możliwe, że serwer pocztowy ma więcej informacji niż wskazane w treści wiadomości. Nagłówek zawiera nadawcę, odbiorcę i adres do wysłania strony.
Jest to wiadomość, która w języku protokołów SMTP nosi nazwę Dane. To z kolei dzieli się na:
nagłówek listu - podobny do papieru maila zawiera dane na serwerach pocztowych, który wziął list i trochę innych informacji;
Treść listu - bezpośrednio treść listu.
Struktura E-mail korespondencji
Jeśli struktura jest nadal zajmował email z technicznego punktu widzenia, możemy teraz rozważyć elementy poprawnie sporządzonych korespondencji e-mail, jak każda szanująca się firma stara się sprostać ogólnie przyjętych standardów komunikacji. Chociaż istnieje wiele różnych klasyfikacje komunikacji elektronicznej, projektowania konstrukcji, są one podzielone na dwie grupy. Pierwsza grupa - listy komunikacyjnesą używane podczas pracy. Drugi to listy uzgodnień: wiadomości podsumowujące spotkanie, wskazujące czas wykonania pracy i inne ważne aspekty wyjaśniające działania wymagane przez każdą ze stron. Wymień składniki wiadomości e-mail każdego typu osobno.
Przesyłanie listów
Jego struktura musi koniecznie obejmować:
Przedmiot pisma. W tym polu najlepiej jest wskazać, czego oczekujesz od strony przyjmującej, np. Czas spotkania, listę problemów do rozważenia i tak dalej.
Gratulacje. Nawet jeśli list ma zostać wysłany do kilku osób, etyka komunikacji biznesowej obejmuje obowiązkowe powitanie odbiorców.
Treść wiadomości. Właściwie tekst wiadomości e-mail, w której w miarę możliwości opisuje żądanie.
Podpis korporacyjny. Punkt, o którym wiele zapomina. Prawidłowy wzór podpisu podpisu zawiera F.I.O. i położenie autora, jego dane kontaktowe (numer telefonu, link do strony internetowej firmy, adres e-mail itp.). Podpis może się różnić w zależności od zasad i przepisów przyjętych przez organizację.
Pola "Do" i "Kopiuj". Nie są one przypadkowo wymienione przez przypadek - po wypełnieniu ich w ostatniej turze wykluczasz możliwość wysyłania niepodpisanych lub niezweryfikowanych wiadomości.
Porozumienie
Jak wspomniano powyżej, tego typu wiadomość elektroniczna służy podsumowaniu spotkania, wyznaczeniu planu działań z każdej strony i ustaleniu warunków wykonania. Takie listy sąrodzaj "protokołu" spotkań i pozwala nam wygodnie ustrukturyzować informacje. Ten rodzaj listu opiera się na planie:
Pozdrowienia. Jeśli liczba uczestników spotkania, której wynik znajduje się w liście, była niewielka, można wymienić wszystkie według nazwy lub użyć ogólnego rodzaju powitania.
Powtórz cel spotkania, którego wyniki są streszczone w liście.
Lista zagadnień omówionych na posiedzeniu. W przypadku każdego pytania wskazano uzgodnione ustalenia, decyzje i warunki wykonania.
Lista zagadnień, które nie wymagają pilnego rozwiązania, ale nie mogą być wydane poza zasięgiem wzroku.
Wyjaśnienie poglądów uczestników spotkania - czy wszystko jest brane pod uwagę?
